Posiadanie kasy fiskalnej to obowiązek dotyczący każdego przedsiębiorcy, który dokonuje sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych. Dodatkowo na przedsiębiorców działających w większości branży nałożono obowiązek wyposażenia placówek w kasy online. Te urządzenia to nie tylko powinność, ale także sposób na usprawnienie pracy przedsiębiorstwa. Ułatwiają prowadzenie rozliczeń, organizację i kontrolę nad stanem towaru. Jednak tylko w sytuacji, kiedy są odpowiednio dobrane do charakteru przedsiębiorstwa.
Błędny wybór kasy - przyczyny i skutki
Wielu przedsiębiorców traktuje zakup kasy fiskalnej jako obowiązek, który staje się jedynie uciążliwą pozycją po stronie kosztów nowego biznesu. W związku z tym nie przywiązują większej wagi do tego urządzenia, sięgając po sprzęt najtańszy o wątpliwej jakości. W takim wypadku rzeczywiście może się okazać, że takie urządzenie stanie się uciążliwe. Duża awaryjność i problemy z serwisem mogą być przyczyną częstych przerw w dostawie usług czy sprzedaży. To z kolei prosta droga do utraty nowych klientów, którzy tak bardzo są potrzebni w początkowym okresie działalności.
Urządzenie fiskalne stanowi koszt prowadzenia działalności, dlatego jego cena może być sposobem na obniżenie kwoty podlegającej opodatkowaniu. W związku z tym część właścicieli wybiera najdroższe urządzenia z nadzieją, że drogie zawsze oznacza dobre. Niestety ta droga do wyboru kas fiskalnych także nie jest właściwa. Nie każdy sprzęt, który ma wiele funkcji i możliwości, sprawdzi się w danym przedsiębiorstwie. Ponadto zbyt wysoki poziom komplikacji spowoduje problemy z obsługą. W wyniku tego wiele prac, które może wykonać urządzenie fiskalne, przypadnie w udziale działowi księgowości.
Czym kierować się przy wyborze?
Nie każde urządzenie fiskalne sprawdzi się w wykonywaniu danej działalności, choć wiele z nich może pasować do różnych dziedzin. Dlatego na wybór kasy fiskalnej warto poświęcić trochę czasu. Żeby w ręce przedsiębiorcy nie wpadło przypadkowe urządzenie fiskalne, warto dobrze poznać asortyment, choćby przeglądając ofertę sklepu fiscash.com.pl. To pozwoli lepiej ocenić potrzeby i sięgnąć po produkt, który spełni większość z nich.
Najważniejszym kryterium wyboru powinna być ocena mobilności urządzenia. Rozróżniamy kasy fiskalne przenośne i stacjonarne. W sklepach detalicznych, stacjach benzynowych czy marketach podstawą jest kasa stacjonarna. Musi być dostosowana do szybkiej obsługi, co uzyskuje się dzięki montażowi dodatkowych akcesoriów. Skaner kodów kreskowych, wydajna i szybka drukarka, czy waga to produkty, które umożliwią pracę przy sporym ruchu. Również stacjonarne kasy warto zamontować w warsztatach, hurtowniach, czy punktach usługowych. Tu z kolei mniejszy asortyment i inna intensywność ruchu klientów sprawiają, że kasa fiskalna nie potrzebuje tak wielu dodatkowych akcesoriów. Produkty będą wybierane z pamięci systemu kasowego, a wydruku dokona mechanizm wewnętrzny kasy.
W restauracjach, czy na parkingach, gdzie z reguły to obsługa podchodzi do klienta, lepszym rozwiązaniem będzie kasa przenośna. W punktach gastronomicznych warto wybrać kasę, która jednocześnie jest terminalem płatniczym. Warto też sięgnąć po urządzenie wyposażone w system pozwalający na otwieranie kilku rachunków dla różnych stolików lub zamówień telefonicznych. Pozwoli to szybciej i w mniej uciążliwy sposób dokonywać rozliczeń z klientami. Specyficznych kas potrzebują z kolei kierowcy autobusów czy taksówek.
Droga do sukcesu małymi kroczkami
W wielu przedsiębiorstwach kasa to tylko jedna z części całego systemu fiskalnego. Razem z nią mogą być zintegrowane różne urządzenia ułatwiające dokonywanie sprzedaży czy usprawniające pracę punktu. Do podstawowych akcesoriów pomocniczych należą terminale płatnicze umożliwiające regulowanie należności kartą, drukarki dokumentów fiskalnych i pomocniczych, a także wagi. Wszystkie dodatkowe akcesoria warto wybierać w zależności od charakteru placówki i potrzeb personelu.
Wspominaliśmy już wcześniej, jakie skutki może przynieść zakup skomplikowanej kasy fiskalnej. Podobne problemy mogą pojawić się w przypadku zakupu wielu urządzeń. Jednoczesne wdrożenie ich do systemu może się wiązać z utrudnieniami dla właściciela, a także personelu. Powszechnie zdarza się, że brak czasu na szczegółowe wprowadzenie danych do systemu powoduje kłopoty z poprawnymi danymi faktur. W związku z trudnością obsługi sprzęt nie będzie użytkowany, ponieważ nikt nie znajdzie czasu na dokładne poznanie jego możliwości. Często pracownicy będą wykorzystywać dodatkowy sprzęt jedynie z przymusu, co wpłynie na dłuższy czas wykonywania konkretnych prac.
Dobrym rozwiązaniem jest zakup na początek samego urządzenia fiskalnego, które może zostać w przyszłości rozbudowane o dodatkowe akcesoria. Taki sposób przynosi korzyści między innymi w postaci rozłożenia kosztów na kilka miesięcy. Ponadto każdy zakup dodatkowego urządzenia będzie dokładnie przemyślany i wyniknie z lepiej poznanych potrzeb pracowników obsługi. Innym argumentem jest to, że każde pojedyncze urządzenie dokładane do systemu będzie lepiej rozpoznane pod kątem dostępności funkcji i możliwości.
