Kasy fiskalne są urządzeniami przeznaczonymi do rejestrowania transakcji w firmie. Muszą być dostosowane do profilu jej działalności, a także charakteru wykonywanej pracy. Podpowiadamy, jak wybrać odpowiednie urządzenia.
Obsługa kasy fiskalnej to jedna z nowych umiejętności, jakich muszą nauczyć się początkujący przedsiębiorcy. To za pośrednictwem tego urządzenia będą księgowane transakcje i potwierdzane usługi. Wybór odpowiedniego urządzenia jeszcze przed rozpoczęciem pracy może być problematyczny. Podpowiadamy, na jakie cechy swojej pierwszej kasy fiskalnej zwrócić uwagę, dlaczego jest niezbędnym narzędziem i kto musi mieć kasę fiskalną online.
Czym właściwie jest kasa fiskalna i czym należy się kierować przy jej wyborze?
Początek działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością załatwiania licznych formalności. Poza czynnościami w Urzędach Skarbowych i w jednostkach administracyjnych przedsiębiorcę czeka jeszcze organizacja miejsca wykonywania działalności. Jeśli planujesz sprzedaż detaliczną dla osób fizycznych lub wykonywanie usług na ich rzecz, będzie Ci potrzebna kasa fiskalna. Wybór odpowiedniego urządzenia możesz śmiało dopisać do listy obowiązków do wykonania przed otwarciem biznesu.
Kasy fiskalne to urządzenia przeznaczone do księgowania transakcji zawieranych pomiędzy przedsiębiorcą a osobą fizyczną. Dokumentem księgowym, jaki potwierdza taką transakcję, jest paragon. Znajdują się na nim informacje dotyczące daty zawarcia umowy, jej przedmiotu, a także płatności. Paragon jest drukowany za pomocą mechanizmu drukującego termicznego i trafia do klienta po przeprowadzeniu transakcji. Jeszcze niedawno taka kasa czy drukarka fiskalna drukowała kopię na dodatkowej taśmie. W obecnie produkowanych kasach Posnet, kasie Edata Pro 300, a także pochodzących od innych producentów, dane zapisywane są w formie elektronicznej.
Czym jest kasa fiskalna online?
Szczególnym typem urządzeń są kasy fiskalne online. Sama budowa urządzenia nie różni się wiele od standardowych kas sklepowych czy kas fiskalnych z terminalem. Różnica wynika przede wszystkim z możliwości kontrolnych, jakie daje taki produkt organom finansowym. Kasa jest stale podłączona z Centralnym Rejestrem Kas (CRK), gdzie w formie elektronicznej trafiają dane na temat zawieranych transakcji. Dane są przesyłane automatycznie na bieżąco, dlatego połączenie powinno być stałe i indywidualne.
Nawet najtańsze kasy fiskalne mają za zadanie uszczelnienie systemu płatności VAT. Dzięki przesyłaniu danych na bieżąco i automatycznie, organy kontrolne łatwiej mogą wychwycić nieprawidłowości. Wobec tego obowiązek montażu takiego urządzenia został nałożony w pierwszej kolejności na branże, które w opinii fiskusa, są najbardziej narażone na nadużycia.
Obowiązek zakupu i podłączenia kasy fiskalnej online spoczywa na przedsiębiorcach, którzy zajmują się określonymi typami działalności. Należą do nich głównie wykonawcy usług, a profile ich działalności zostały opisane w Art. 111 ust. 6a ustawy o VAT. W taką kasę musisz się zaopatrzyć, jeśli jesteś lekarzem, świadczysz usługi budowlane, kosmetyczne i fryzjerskie, mechaniczne, związane z krótkotrwałym zakwaterowaniem, a nawet dentystyczne i prawnicze, prowadzisz restaurację lub bar, a nawet handlujesz paliwami gazem lub węglem. Docelowo, kasy fiskalne online mają być wprowadzone dla wszystkich przedsiębiorców. Dlatego przy zakupie warto wziąć pod uwagę choćby najtańsze kasy fiskalne, jednak z możliwością działania online.
Który przedsiębiorca ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej?
Skąd wiadomo, że kasa fiskalna jest obowiązkowa w Twojej firmie? W myśl przepisów kasy fiskalne muszą znaleźć się obowiązkowo we wszystkich firmach, które prowadzą sprzedaż lub wykonują usługi na rzecz osób prywatnych, lub rolników ryczałtowych. Dotyczy to zatem wszystkich sprzedawców detalicznych, także działających tylko za pośrednictwem internetu. Także usługi naprawy, serwisu, czy montażu, świadczone na rzecz tych podmiotów, muszą być księgowane za pomocą kasy.
Przedsiębiorcy, którzy z tytułu rodzaju działalności nie są zobligowani do stosowania kas (od pierwszej sprzedaży) są zwolnieni z obowiązku posiadania kas jeśli ich obrót nie przekroczy 20 tysięcy złotych rocznie.
Kasa fiskalna z terminalem czy zwykła kasa sklepowa – co wybrać?
Jeśli już zyskasz pewność, że obsługa kasy fiskalnej w Twojej firmie jest konieczna, pora na wybór konkretnego urządzenia. Często na początku przedsiębiorcy nie mają pojęcia, jakie urządzenie będzie potrzebne, dlatego wybierają najtańsze kasy fiskalne. Warto jednak zwrócić uwagę przede wszystkim na to, jak często będziesz korzystać z danego urządzenia i w jaki sposób będą zawierane transakcje.
Przy prowadzeniu sprzedaży detalicznej, czyli prowadzeniu sklepu, przydatne będzie urządzenie z dużym wyświetlaczem i możliwością szybkiego wyszukania produktu. Tu, osoby prowadzące działalność handlową, najczęściej wybierają kasy systemowe lub rozwiązanie z terminalem wraz z oprogramowaniem, połączone z drukarką fiskalną, taką jak Posnet Thermal XL2 Online, skanerem kodów, wagą i innymi akcesoriami. W branży usługowej najczęściej urządzenie nie jest używane więcej, niż kilka razy dziennie, a często pracuje w terenie. Dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie mała kasa fiskalna lub kasa z terminalem płatniczym, taka jak Posnet Mobile Online. Niewielkie poręczne urządzenie z kilkoma zapisanymi pozycjami można umieścić w skrytce w samochodzie lub w torebce i zawsze mieć pod ręką.
Potrzebna Ci dobra kasa fiskalna z terminalem? Może chcesz zaopatrzyć się także w odpowiednie akcesoria, terminale, system, lub kupić papier do kasy fiskalnej? Sprawdź ofertę sklepu fiscash.com.pl i wybierz dobrej jakości urządzenia w przystępnych cenach.
