Pamięć kasy fiskalnej, podobnie jak każdego innego urządzenia elektronicznego, jest ograniczona. Dlatego trzeba liczyć się z sytuacją, w której zaksięgowanie kolejnego raportu stanie się niemożliwe z uwagi na zapełnioną pamięć. Co można zrobić w takiej sytuacji? Jak przebiega wymiana pamięci kasy fiskalnej i jak często należy ją przeprowadzać?
Jak wymienić pamięć kasy fiskalnej?
Pamięć kasy fiskalnej to pewien rodzaj zasobu, który w dużej mierze ma wpływ na żywotność całego urządzenia. Przypomina dysk pamięci komputera, na którym zapisujesz informacje, zdjęcia i filmy. Różnica jest jednak taka, że w przypadku komputera możesz usunąć nie oglądane filmy lub zgrać zdjęcia na dysk i zwolnić nieco pamięci. Kasa fiskalna nie daje takiej możliwości, ponieważ wszystkie dane są zapisywane jako dowód potwierdzający przeprowadzanie transakcji fiskalnych i po zapisie nie można usunąć tych danych.
Zapełniona pamięć kasy fiskalnej jest zatem sporym problemem, jednak do rozwiązania. Według przepisów każda kasa musi mieć pamięć pozwalającą na przeprowadzenie i zapisanie przynajmniej 1830 raportów. Taka liczba umożliwia zapisywanie po jednym raporcie dobowym przez pięć lat każdego dnia. Jeśli Twoja firma nie pracuje w weekendy i święta, z pewnością pamięć wystarczy na znacznie dłużej. Jeżeli jednak drukujesz raporty fiskalne częściej, niż raz na dobę, co ma miejsce w przypadku placówek całodobowych, pamięci zacznie brakować dużo szybciej.
Wymiana pamięci kasy fiskalnej to procedura podobna do tej, jaką przeprowadza się przy zamykaniu firmy lub wymianie kasy fiskalnej na nową. Technicznie polega to na wymianie całego modułu kasy i zamontowaniu nowego, a przepełniony moduł jest przechowywany jako dowód transakcji. Nie możesz przeprowadzić tego samodzielnie, dlatego za każdym razem przy zapełnieniu pamięci konieczny będzie kontakt z opieką serwisową.
Koszt i czas trwania wymiany pamięci kasy fiskalnej
Wymiana pamięci kasy fiskalnej nie jest procesem długotrwałym, jednak wymaga kontaktu z opiekunem serwisowym. To może być największe wyzwanie, ponieważ termin ustalony na za kilka dni będzie oznaczał wstrzymanie sprzedaży na tym konkretnym urządzeniu. Jeśli zapełnioną pamięć będzie miała jedyna kasa w firmie, okaże się to sporym problemem.
Wymiana pamięci kasy fiskalnej poprzedzona jest wydrukowaniem raportów fiskalnych rozliczeniowych. Taki raport to kopie wszystkich raportów dobowych, jakie zostały zaksięgowane na tym urządzeniu. Na jego podstawie serwis sporządza protokół odczytu kasy w trzech egzemplarzach, a po jednym dostaje Urząd Skarbowy, serwisant i właściciel kasy. Procedura może wydawać Ci się znajoma, jeśli miałeś już okazję wyrejestrowywać działalność gospodarczą. Tam przeprowadza się identyczne wydruki, jednak dodatkowo wypełniany jest wniosek dotyczący wyrejestrowania.
Pozostaje jeszcze koszt przeprowadzenia tego procesu. Do kasy fiskalnej montowany jest nowy moduł, którego koszt to pomiędzy 700 a 900 złotych. Dodatkowo dochodzi koszt usługi serwisowej, której wysokość jest już ustalana z firmą przeprowadzającą wymianę. Warto przypomnieć, że najtańsze kasy fiskalne można kupić za kwotę niewiele wyższą od wspomnianych wydatków. Na przykład dobrej jakości Kasa fiskalna Fawag Lite online kosztuje już nieco ponad 1300 złotych netto. Warto zatem zastanowić się, czy zapełniona pamięć kasy fiskalnej nie będzie doskonałą okazją do wymiany kasy na nowszy model.
Kiedy nie można wymienić pamięci kasy fiskalnej?
Zapełniona pamięć kasy fiskalnej nie zawsze oznacza możliwość jej wymiany, a często ta procedura jest wręcz niemożliwa. Dlaczego? Najważniejsza przyczyna została wymieniona wcześniej, a chodzi właśnie o względy finansowe. Modułu z pamięcią nie wymienia się też w sytuacji, kiedy pamięć lub samo urządzenie uległo uszkodzeniu. Wówczas ryzyko ponownego wystąpienia usterki jest zbyt duże i lepiej go unikać.
Nie zaleca się też wymiany kolejny raz w starszych typach kas, gdzie występują problemy z dostępem części wymiennych. Jeśli urządzenie ma już raz wymieniany moduł pamięci, kolejny raz lepiej kupić nową kasę. Przy codziennych raportach funkcjonowanie kasy to ponad 10 lat, co oznacza już wysłużony sprzęt. Obecnie z powodów prawnych nie można wymieniać pamięci w urządzeniach z papierową kopią paragonu. Od 1 stycznia 2023 nie wymienimy pamięci w kasie z kopią elektroniczną. Pozostaną tylko kasy typy Online. Najlepszym rozwiązaniem jest zakup nowego urządzenia firmy Posnet. Może to być np najmniejsza najbardziej niezawodna kasa fiskalna Posnet Mobile HS, poręczne urządzenia o sporej funkcjonalności.
Kasy fiskalne to urządzenia, z których korzysta się bardzo często, dlatego ulegają zużyciu. Warto zatem zastanowić się, czy kolejna wymiana modułu nie jest wyraźnym znakiem do tego, żeby zająć się wymianą samego urządzenia. W ofercie Fis Cash znajduje się wiele kas o sporej pojemności kart pamięci, w przystępnych cenach i o bardzo dużej funkcjonalności. To pozwoli z łatwością dobrać urządzenie potrzebne w Twojej firmie.
