Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą związaną ze sprzedażą towarów lub usług na rzecz konsumentów, najprawdopodobniej musisz posiadać i zarejestrować kasę fiskalną. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować sankcjami finansowymi lub karnymi. Chcesz ich uniknąć? Przeczytaj nasz poradnik i sprawdź, na czym polega rejestracja kasy fiskalnej oraz kogo dokładnie dotyczy ten obowiązek.
Proces rejestracji kasy fiskalnej
Rejestracja kasy fiskalnej to proces, który składa się z kilku etapów, przebiegających w określonej kolejności. Najprościej mówiąc, polega on na zgłoszeniu danych urządzenia do urzędu skarbowego. Obowiązek przeprowadzenia takiego działania wynika z obowiązujących obecnie norm prawnych. Chcesz dowiedzieć się więcej? W dalszej części naszego artykułu znajdziesz kompleksowy poradnik rejestracji kasy. Dowiesz się również, jakie formalności podatkowe się z tym wiążą.
Krok 1: Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej dla Twojej działalności
Pierwszym krokiem całego procesu jest wybór odpowiedniego modelu kasy. Na rynku dostępnych jest wiele urządzeń, które różnią się między sobą funkcjonalnością, ceną, sposobem drukowania, łącznością, pamięcią oraz innymi parametrami. Niezależnie od tego, na który wariant się zdecydujesz, pamiętaj, że kasa fiskalna, musi być zgodna z obowiązującymi przepisami i wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących.
Krok 2: Fiskalizacja kasy
Drugim krokiem procesu rejestracji kasy fiskalnej jest jej fiskalizacja. Polega ona na uruchomieniu modułu fiskalnego kasy oraz przesłaniu danych dotyczących urządzenia do urzędu skarbowego. Za tę czynność odpowiada serwisant. Do przeprowadzenia fiskalizacji potrzebny będzie jednak Twój numer NIP. Pamiętaj, że jako posiadacz kasy jesteś zobowiązany do dołączenia raportu z fiskalizacji do książki serwisowej.
Krok 3: Zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego
Kolejnym krokiem jest zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego. Obecnie wszystkie nowo instalowane kasy same rejestrują się w procesie fiskalizacji. W związku z tym właściciel kasy nie musi składać żadnych dokumentów do US. Po fiskalizacji otrzymuje kasę z nadanym przez Centralne Repozytorium Kas - numerem ewidencyjnym.
Krok 4: Rozpoczęcie użytkowania kasy fiskalnej
Po dokonaniu czynności rejestracyjnych masz obowiązek dokumentowania za pomocą kasy wszystkich transakcji handlowych na rzecz konsumentów. Wiąże się to m.in. z:
- wystawianiem paragonów dla klientów,
- przechowywaniem ich kopii przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zostały wystawione, w celu ewentualnej kontroli podatkowej,
- wykonywaniem raportów dobowych, okresowych i rocznych, które podsumowują sprzedaż i obrót kasy fiskalnej,
- zgłaszaniem zmian w danych kasy fiskalnej lub danych podatnika do urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia ich wystąpienia (w kasach Online już ten krok możemy pominąć).
Wyrejestrowanie kasy fiskalnej
Poradnik rejestracji kasy fiskalnej warto na koniec uzupełnić o kilka wskazówek dotyczących wyrejestrowania urządzenia. Może być ono konieczne nie tylko wówczas, gdy zdecydujesz się zlikwidować działalność gospodarczą, ale także wtedy, kiedy kasa będzie mieć zapełnioną pamięć finalną, lub też zmienisz profil działalności swojej firmy - powiązany ze zmianą numeru NIP. By przeprowadzić ten proces musisz zgłosić się do serwisanta, który pomoże Ci w przygotowaniu raportów i protokołów z odczytu pamięci kasy fiskalnej i sporządzeniu z tej czynności protokołu . By wyrejestrować urządzenie, musisz jeszcze złożyć do urzędu skarbowego odpowiedni wniosek.
Zmiany w przepisach dotyczących kas fiskalnych – co warto wiedzieć?
Przepisy dotyczące użytkowania kas fiskalnych są często aktualizowane przez ustawodawcę, w celu dostosowania ich do wymogów prawa unijnego oraz rzeczywistości gospodarczej i społecznej. Pamiętaj, że mogą mieć one wpływ na proces rejestracji kasy fiskalnej, a także obowiązki i prawa podatników korzystających z tego typu urządzeń. Staraj się zatem być na bieżąco z najnowszymi zmianami w przepisach i śledzić informacje oraz komunikaty publikowane przez Ministerstwo Finansów, urząd skarbowy czy dostawcę kasy fiskalnej.
Mamy nadzieję, że po lekturze naszego poradnika wiesz już, jak zarejestrować kasę fiskalną oraz jakie obowiązki się z tym wiążą. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj inne wpisy na naszym blogu. Odwiedź także nasz sklep internetowy. Znajdziesz tam kasy fiskalne i drukarki fiskalne w atrakcyjnych cenach.
