Kasa fiskalna jest podstawowym narzędziem pracy w punktach sprzedaży detalicznej, a także wielu placówkach usługowych. Jest to także urządzenie fiskalizujace transakcje, a zatem ważne z punktu widzenia Urzędu Skarbowego. Przegląd kasy fiskalnej jest zatem obowiązkiem zapisanym w przepisach i pilnowanie terminów leży po stronie przedsiębiorcy. Kto powinien się tym zająć, co ile przegląd kasy fiskalnej się wykonuje i czy można uniknąć tego obowiązku. Podpowiadamy.
Przegląd kasy fiskalnej - kto musi go przeprowadzać?
Regularny przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkiem, który spoczywa na wszystkich podatnikach zobowiązanych do posiadania takiego urządzenia. Zatem przedsiębiorstwa realizujące sprzedaż lub usługi na rzecz osób prywatnych i wszystkie zawarte w ustawie o VAT muszą dokonywać regularnych przeglądów. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy i warto pamiętać o regularnym przeglądzie, ponieważ kary za brak usługi serwisowej są dotkliwe.
Przeglądu kasy fiskalnej online dokonują serwisanci, najczęściej z firmy, która montowała kasę fiskalną. To po ich stronie leży cała procedura związana z przeglądem, a także zaprotokołowanie tej kontroli w książce kasy fiskalnej. Najczęściej przegląd polega na ocenie ogólnego stanu technicznego, jakości obudowy, a także stanu podzespołów. Serwisant ocenia też sprawność wyświetlacza, a także emisji dokumentów fiskalnych. Jeśli jakiś element jest zniszczony i można dokonać jego naprawy, usterka jest usuwana na miejscu.
Nie ma sposobu na to, żeby wprowadzić przegląd z inną datą lub pominąć jedną z wizyt serwisowych. Nawet jeśli pomiędzy przeglądami nikt nie zauważy braku poprzedniej czynności serwisowej, będzie to widoczne na raportach związanych z wymianą modułu pamięci, a także zakończeniem pracy kasy fiskalnej. Poza mandatem karnym, jaki można dostać za brak regularnych przeglądów, przedsiębiorca traci też prawo do ulgi na kasę fiskalną, a jeśli ją pobrał, będzie zmuszony do zwrócenia całej sumy.
Przegląd kasy fiskalnej - co ile?
Jak każdy przegląd, także ten obejmujący kasę fiskalną wiąże się z kosztami i pewną dezorganizacją miejsca pracy. Dlatego wśród przedsiębiorców często pojawia się pytanie: przegląd kasy fiskalnej - co ile czasu trzeba go przeprowadzać? Odpowiedź jest jedna: każda działająca kasa musi przejść przegląd raz na dwa lata. Ważne jest, żeby nie przekroczyć tego terminu nawet o jeden dzień. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, żeby przeglądu dokonywać wcześniej, niż w ostatnim dniu ważności poprzedniego przeglądu.
Jako termin początkowy, od którego rozpoczyna się liczenie wspomnianych 24 miesięcy, wyznaczana jest data poprzedzająca rozpoczęcie fiskalizacji. Jeśli zatem ruszyłeś ze swoją działalnością 1 lutego 2022, przeglądu musisz dokonać najpóźniej 31 stycznia 2024 roku. Co więcej, jeśli terminem odpowiadającym Tobie i serwisantowi będzie 25 stycznia 2024 roku, nie ma z tym żadnego problemu. Tylko pamiętaj, że kolejny przegląd musi być przeprowadzony najpóźniej 24 stycznia 2026 roku.
Warto dodać, że wspomniane terminy przeglądu kasy są niezależne od aktualnego statusu przedsiębiorstwa. Jeśli działalność jest zawieszona, nie zwalnia Cię to z obowiązku przeprowadzenia przeglądu nawet pomimo braku fiskalizacji. Jedynym sposobem na zatrzymanie tego obowiązku jest wygłoszenie kasy fiskalnej. W przypadku wymiany modułu pamięci po jego zapełnieniu przegląd należy wykonać nie później niż po dwóch latach od tego dnia.
Techniczny przegląd kasy fiskalnej - czym się różni od okresowego?
Dotychczas wspominaliśmy o obowiązkowym przeglądzie, na który wskazują przepisy. Jednak przegląd kasy fiskalnej należy przeprowadzić też w sytuacji, kiedy urządzenie przestaje prawidłowo działać. Taką oznaką może być niewłaściwe drukowanie paragonów lub wyraźne błędy pojawiające się na raportach fiskalnych. Przeglądu należy dokonać niezwłocznie po zauważeniu nieprawidłowości. Warto też zastanowić się nad wizytą serwisanta, kiedy kasa fiskalna ulegnie uszkodzeniu, upadnie lub zostanie zalana.
Każdy przegląd techniczny jest okazją do tego, żeby ocenić stan swojej kasy fiskalnej. Warto w tym czasie spojrzeć krytycznym okiem na urządzenie. Jeśli maszyna ma jakieś niedociągnięcia i usterki, trzeba wziąć pod uwagę możliwość wymiany kasy na nową. Może się okazać, że serwisant ich nie wychwyci, ale z biegiem czasu z pewnością będą się one pogłębiały i zaczną doskwierać.
W ofercie FisCash znajdują się kasy fiskalne w przystępnych cenach, takie jak popularna w naszym kraju kasa fiskalna Posnet Ergo Online, czy niewielka kasa fiskalna ELZAB K10 ONLINE BT/WiFi. Koszt netto takich urządzeń to około 1000 złotych, a dodatkowo możesz liczyć na ulgę związaną z zakupem kasy. Może się okazać, że zakup nowego urządzenia będzie mniej kosztowny, niż serwisowanie i naprawa starszego modelu przez najbliższe dwa lata.
